erik said:

erik

Jobbmöten suger (OK, inte alla). Tar tacksamt emot tips på hur de kan göras mer GTD:iga. Före, under och efter möten. Share your wisdom!

3 months, 2 weeks ago in Stockholm, Sweden.

43 comments so far

  • agaton

    Jag tror att problemet ligger i att folk tror att man bestämmer saker på möten. Det gör man inte. Man diskuterar saker för att samla tankarna. Därför ska man snarare se alla möten som nån slags brainstorming-pass och sedan ta besluten via typ mejl istället.

    3 months, 2 weeks ago by agaton.

  • erik

    Bra poäng! Kruxet ligger nog i att alla inte riktigt har samma bild alltid, en del tror det är brainstorming-möte, andra ett möte man ska fatta beslut på (om det nu är bra).

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • plindberg

    Värsta saken att göra i möten, att "ta en runda" då alla redogör för status för de grejer de jobbar med. Det är så helvetet ser ut tror jag, ett gigantiskt bord där det pågår en oändlig runda. Det ska man ha något slags system till (inte nödvändigtvis datorbaserat) eller rapportera via mejl utanför mötet.

    3 months, 2 weeks ago by plindberg.

  • lemonad

    @plindberg: å, jag dör lite varje gång det där händer...

    3 months, 2 weeks ago by lemonad.

  • erik

    @plindberg: LOL.

    Hur ser ni på agendor och mötesanteckningar?

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • plindberg

    Och man ska ha en fast längd för mötet som inte får överskridas. Trettio minuter är nog bra. Inget möte fungerar bortom 60-minutersgränsen. Man kan ha en äggklocka som ringer när det är över. Man kan hålla mötet stående så ingen orkar med ett långt möte.

    3 months, 2 weeks ago by plindberg.

  • agaton

    Jag kom å tänka på det @plindberg precis skrev om. Det är kanske det som är bästa tipset? Att alltid ha ett socialt objekt förutom själva konferensbordet?

    På ett lunchmöte är det lunchen (då gör det inget att man inte bestämmer något, maten var ju i alla fall god...), på ett säljmöte är det produkten/tjänsten som man säljer in, på ett brainstormingmöte är idéerna själva sociala objektet och på ett utvecklingsmöte är förstås produkten av det som ska kodas (t.ex. en bloggsökmotor... fast än troligare någon mindre feature) sociala objektet.

    3 months, 2 weeks ago by agaton.

  • agaton

    Jag måste dock påpeka att jag aldrig tyckt att ett möte med fastställd tid (t.ex. 30 min möte eller 60 min, sen är det slut) har varit särskilt givande. Hellre att ett möte tar 2h och att det blommar ut i givande diskussioner, än att det tar 30 minuter utan att man fått ut något av det.

    3 months, 2 weeks ago by agaton.

  • plindberg

    Agendor kan helt klart vara för formella. Men det som är viktigt är att man vet vad man vill ha ut av mötet. Och att alla fokuserar på det.

    Mötesanteckningar som skickas ut efteråt känns inte så meningsfulla för mig personligen. Jag antecknar alltid mycket och andras anteckningar tillför sällan något. Däremot gillar jag projektmöten där projektledaren sammanställer alla uppgifter som ska göras och vad man kommit överens om för varje.

    3 months, 2 weeks ago by plindberg.

  • erik

    Äggklock, ståendes, korta möten. Got it. Låter som vettiga saker.

    Re: sociala objekt: jag antar att man vill ha en tydlig avgränsning för vad mötet handlar om, på detaljnivå, och det är ju där agendan kommer in, man vill ha den tidigt och gärna utförlig med saker man kan förbereda sig inför.

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • Zackrisson

    Interna möten kan vara en mardröm. Min erfarenhet är att de måste ha ett mycket tydligt syfte, och en tydlig tidsavgränsning. Då vet alla vad de ska förvänta sig av mötet och hur länge de måste vara med.

    Sedan handlar det naturligtvis om hur disciplinerad mötets ordförande är, kan hon/han styra upp seghäckarna som pratar på så... Å andra sidan finns det ett visst värde i den demokratiska process som interna möten ger. Alla SKA få säga vad de tycker om en viss sak. Den typen av möten bör man dock inte ha för ofta.

    Det värsta är möten som man har bara för sakens skull: "Vi måste ha ett möte varje vecka för att alla ska vara informerade". Ingen förberede sig till sådana möten, ingen förväntar sig att de ska leverera något, och därmed blir det otroligt segt och avslaget. Då är det bättre att gå ut med den viktigaste infon före, via mejl, och använda mötet för frågor och uppföljningar. Då ger man också medarbetare en möjlighet att förbereda sig, många kan uppleva det som otroligt stressande att få veta saker och sedan på en gång behöva förhålla sig till det, och säga något om det.

    3 months, 2 weeks ago by Zackrisson.

  • erik

    Ingen läser mötesanteckningar i efterhand. Bättre att ha ett levande dokument, kanske en att göra-lista, som också lever mellan mötena.

    Jag är ju förjust i Google Docs, så det man borde göra är ju att bjuda in till en utförlig agenda innan ett möte, uppdatera dokumentet under mötets gång och låta det fortsätta leva tills nästa gång man träffas.

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • lemonad

    En wiki fungerar ganska bra som gemensam mötesanteckningsplattform också. Det är dock så att det kan bli lite väntande när någon redigerar vilket kan upplevas som negativt av de som inte är aktivt involverade i själva formuleringarna.

    3 months, 2 weeks ago by lemonad.

  • erik

    @Zackrisson: att behöva akut-prestera på ett möte man inte vet så mycket om dödar mycket, så utförlig info innan möte tror jag är bra, kanske till och med med tydliga frågor som man ska vara beredd att svara på, så man hinner förbereda sig. Great stuff.

    Ingen konsensus ang. korta vs. långa möten än dock. Prata, resonera och demokrati är ju bra grejer, men det får ju finnas gränser.

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • erik

    @lemonad: "Sekreterar"-rollen är ju otacksam, just för att folk sitter och trummar med fingrarna, och antingen inte vet vad som skrivs, alternativt är missnöjd med formuleringarna. Måste lösas!

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • plindberg

    Gillar också det någon av Härén-bröderna sa, om att ha möten på ovanliga ställen. Mötesrum är ju extremt tråkiga. Varför inte gå till ett kafé eller sitta ute i en park?

    3 months, 2 weeks ago by plindberg.

  • agaton

    Några av de mest givande mötena jag haft har varit via skypes chatt...

    3 months, 2 weeks ago by agaton.

  • lemonad

    @plindberg: Det där är faktiskt ingen dum idé alls.

    3 months, 2 weeks ago by lemonad.

  • erik

    Yes, miljöombyte är det bästa, i synnerhet om man ska vara kreativt (och det ska man alltid vara).

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • Zackrisson

    Som journalist kör vi ofta stående morgonmöten, en kvart för att kolla vad som är på gång. Lätt att komma, lätt att smita iväg om man har brådis. Och alla känner att det är viktigt att säga smarta saker och göra det snabbt.

    Agendor: Njae, om det är stora projekt som ska gås igenom, men då är det snarare att likna vid ett arbetsmöte, alltså arbetet är själva mötet, man jobbar sig igenom t ex ett projekt genom att gå igenom varje detalj i det under en förmiddag. Inte så kul, men nödvändigt för att få struktur i stora projekt.

    För mer vanliga informativa eller arbetsgruppsmöten är agendor rätt onödiga. Ska man ha en agenda bör den hållas kort: Det här mötet kallar jag till för att diskutear frågan X. Jag vill gå igenom aspekterna Y, Z och W på frågan. När vi har redaktionsledningsmöte kan t ex agendan - som dock är helt informell och aldrig fäst på papper (eller digitalt) - vara: Personalläget, stora projekt på gång, eventuella problem som måste lösas, och så till slut: Det här gör vi kommande vecka.

    Jag tycker inte om lunchlådor och sånt under möten. Det distraherar bara och ger känslan av att det här blir en så långrandig sittning att ni måste ha med er liggunderlag och sovsäck för att överleva ,-) Enda undantaget är ett lunchmöte på stan, förutsatt att man är så pass få att man kan prata och alla kan höra varandra.

    Jagvetefan. Nu svamlar jag. JAg är väl trött... borde gå och sova...

    Min slutsats är: Håll det kort. Spara idéspånanden till fikapausen, lunchen. Stå gärna upp.

    3 months, 2 weeks ago by Zackrisson.

  • erik

    Från en artikel om möteskultur hos Google:

    "A Google meeting features a lot of displays. On one wall, a projector displays the presentation, while right next to it, another projector shows the transcription of the meeting. (Yet another displays a 4-foot image of a ticking stopwatch.) Google executives are big believers in capturing an official set of notes, so inaccuracies and inconsistencies can be caught immediately."

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • erik

    @Zackrisson: glasklart, trots tröttheten! :-). Den typen av korta morgonmöten du nämner liknar ju SCRUM-möten, och sånt har jag hört är bra. :-)

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • erik

    Tack så här långt! Jag går och lägger mig nu, men fyll gärna på under natten, ni nattugglor.

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • plindberg

    Böckerna om Extreme Programming innehåller också mycket intressant om möten. Pragmatiska grejer.

    GTD säger inte så fasligt mycket om möten dock. Det är mer: capture, capture, capture – du kan ju inte säga att du ska göra något utan att notera ned en påminnelse till dig själv. Och att vara stenhård på att fråga "What's the next action?" – inte låta saker sippra igenom som luddiga todo-punkter utan identifiera vad nästa konkreta grej är att göra. Och sedan att det är viktigt att vara tydlig med vem det är som äger en uppgift.

    3 months, 2 weeks ago by plindberg.

  • morris

    Agaton skrev: "Några av de mest givande mötena jag haft har varit via skypes chatt..."

    Instämmer. Och kombinationen av Skype (voice eller video) kombinerat med Skypechatt är fantastiskt. Annars är promenadmöten en höjdare.

    3 months, 2 weeks ago by morris.

  • Zackrisson

    @erik: Jaså? Våra scrum-möten har varit maratonmanglingar av projektet. Man har en lista på fyra sidor excelutskrifter och går igenom punkt för punkt, det tar sällan under tre timmar.

    Men jag tror det är svårt att komma runt dem. För oss har Scrummötena varit enda gången både jag, beställare av en sajt, projektledaren, designerna, databaskillen och buggfixaren har suttit i samma rum och fritt kunna diskutera hur vi löser allt som måste göras.

    Många sådana diskussioner tar vi naturligtvis vid sidan av, via mejl, messenger, eller direkt vid datorn, men det behövs också ett tillfälle att sammanfatta allt.

    Å andra sidan är Bonnier Tidskrifter rätt nya på Scrum, så vi gör säkert en del fel.

    3 months, 2 weeks ago by Zackrisson.

  • Zackrisson

    @erik: Intressant om Googles möteskultur. Jag gillar punkt 5: Ingen politik, använda data. Tänk om det kunde vara så!

    Problemet är, tror jag, att det fortfarande är för dyert och komplicerat att testa saker, och då blir det en massa tyckande i stället.

    3 months, 2 weeks ago by Zackrisson.

  • agaton

    Anledningen till att man träffas o har möten är väl för att man vill få input och diskussioner? Om man har möten endast för avstämning osv så har man för dålig internkommunikaiton, kan jag tycka.

    Det är kanske ett Jaiku fast internt vi skulle behöva för att få bort alla onödiga avstämningsmöten? Kanske viktigare med verktyg än att försöka optimera mötesarrangeringen?

    3 months, 2 weeks ago by agaton.

  • agaton

    Okej, jag är en 80-tallist och har väl helt andra uppfattningar än ni i sådana här frågor. Men har man möten utan konversation/diskussion så tycker jag de inte är givande.

    3 months, 2 weeks ago by agaton.

  • bison

    @agaton: I så fall är jag också 80-talist. Den där tekniska ingenjörssynen som en del har på mänsklig interaktion känns inte som något för mig. Det ska vara bullar och saft och alla ska vara glada! (ja, jag vet att det inte är effektivt, men relationer är alltid viktigast för mig)

    3 months, 2 weeks ago by bison.

  • johanbryggare

    Jag är nog egentligen rätt nöjd bara jag har fått delge alla mina smarta synpunkter... Rätt låga krav, jag vet. Men lista på vem som gör vad räcker väl rätt långt?

    3 months, 2 weeks ago by johanbryggare.

  • JackHansen

    Jag har inte gått på ett möte på 2 år och mår som en prins, och har massor av tid!

    3 months, 2 weeks ago by JackHansen.

  • JackHansen

    Sorry, glömde svara på din efterlysning. Du ville ha tips. Här är mitt tips: Sluta gå på möten. Sluta ha möten. Jobba istället.

    3 months, 2 weeks ago by JackHansen.

  • JackHansen

    hur kan det bli 20 möten per vecka om du följer dina grundprincips?

    3 months, 2 weeks ago by JackHansen.

  • bison

    IDG är den mest mötesintensiva arbetsplats jag arbetat på. Och då har jag erfarenhet från högskolevärlden, landstingssektorn och affärsjuristbyrå. Men det där med många små möten istället för få och långa tycker jag känns stressigt. Då hinner jag aldrig komma in i crunch mode mellan mötena.

    3 months, 2 weeks ago by bison.

  • windyjonas

    Meeting tokens kanske? :) http://www.43folders.com/2007/10/19/meet...

    3 months, 2 weeks ago by windyjonas.

  • lisacha

    jag hade faktiskt glömt bort det här med möten. Nu känner jag mig glad att jag inte längre behöver sitta i möten! :)

    3 months, 2 weeks ago by lisacha.

  • erik

    @windyjonas: meeting tokens (som jag faktiskt refererade till i en tidigare jaiku), är nog ingen dum idé, åtminstone i teorin.

    @lisacha: du har det bra du!

    3 months, 2 weeks ago by erik.

  • chrillepeterson

    få alla mötesdeltagare att dricka varsitt stort glas vatten när mötet startat. när första personen "måste gå" är mötet över. ;)

    3 months, 2 weeks ago by chrillepeterson.

  • JackHansen

    Så alla IDG-anställda kan med andra ord på dödsbädden säga till sina barnbarn: "Jag njöt verkligen av livet. Jag medverkade i 50 000 möten."

    3 months, 2 weeks ago by JackHansen.

  • lepetitgarcon
    1. Börja mötet när det är avtalat. Inte 7 minuter senare.
    2. Dra igenom vad som behöver bestämmas. Säg också vilken tid mötet är slut. Max 2 timmar.
    3. Avsluta mötet i tid oavsett om ni är klara.

    3 months, 2 weeks ago by lepetitgarcon.

  • effbot

    Fast det beror ju helt och hållet på gruppen, väl. I vissa projekt kör vi inga normala möten alls; status och löpande diskussioner tas via elektroniska verktyg, brainstorming och visioner stående vid ett whiteboard (turas om att rita, använd olika färger), sociala delar och bluesky över en lunch / fika / öl / wii.

    I andra projekt är det bara ett 2-timmars projektmöte varje vecka på fast tid som funkar, för att en massa nyckelpersoner helt enkelt inte är vana vid något annat.

    Fast hur man än gör så är det två saker som gäller: varje formellt möte måste resultera i minst en leverabel, och varje möte måste innehålla minst ett garv i halvtimmen.

    3 months, 2 weeks ago by effbot.

  • erik

    Gillade de två sista sakerna, @effbot! Kanske kan äggklockan användas för att klocka garven.

    3 months, 2 weeks ago by erik.

Sign in to add a comment